教你10招使图表更具表现力

 

7月30日 周四 18:20 - 19：30

华安泰学院（大会议室）

 

 

导读

Excel作为Office办公软件中的表格工具，收集整理数据异常方便，对信息呈现爆炸式增长的今天，无论是对于任何一个岗位来说数据的收集、整理、处理变得更为重要。使用它对于大多数人来说可能没问题，但要用好它就不是一件易事了。今天华安泰财务部资深会计郑老师就和大家分享Excel使用时有哪些常用技巧。

 

 

今天，我们按照惯例点名一位主持人——“杨博士”为大家主持。

主持人:“华安泰的兄弟姐妹们，大家晚！上！好！”

全体：“好！牛！Oh yeah！”

主持人:“今天我也是临时接到通知来主持，准备不是十分充分。请大家大大方方地拿出十二分的学习热情，积极参与到今天的课程。今天的讲师特别厉害！一看就知道郑老师是资深的。我敢说全公司最擅长Excel的就属财务部了，郑老师作为老牌会计，被我们邀请来分享《如何在Excel中制作图表》。在我们的日常工作中，经常会用到Excel来统计和分析，而我们的掌握水平也千差万别。所以今天的课程，大家要不要听？”

全体：“要！”

主持人:“现在我们把宝贵时间交给郑老师。”

 

···

以下是干货分享：

1以最快的速度来美化表格

在最新的Excel工作表中，用户可以将注意力全部集中在重要数据的输入上，而不必花费任何心思在表格的格式设定与外观的操作上，从而减少劳动量。让Excel来帮助你以最快的速度完成表格的美化工作。操作步骤如下：

1.定位到包含数据的任意单元格中。

2.在“开始”选项卡的“样式”组中，选择一款“套用表格格式”。

3.此时弹出“套用表格式”对话框，指定表数据的来源。

4.单击确定按钮，就会自动为表格添加标题文字颜色、标题单元格填充色以及隔行填充色，并且还会把表格区域转化为列表，得到列表的诸多功能，如自动筛选等。

2自动套用适当格式与自动创建计算列

当你需要为已有的表格添加新列时，Excel能够自动套用已有格式，无需进行重新设置。此外，在Office Excel表格中，可以快速创建一个计算列。计算列使用一个适用于每一行的公式，它可以实现自动扩展以包括附加行，从而使公式也立即扩展到这些行中。只需将公式输入一次，而无需使用“填充”或“复制”命令。具体操作步骤如下：

1.当你想添加新列时，只需在Excel表格的右侧输入新字段名称，按【Enter】键后便会自动增加一列并自动套用适当格式。

2.定位到“E3”单元格输入计算合计的公式，按【Enter】键后，会自动将公式填充至列表末尾，计算出所有合计金额，自动创建计算列。

如果表格很长，你也不用像以前那样向下拖拽总是找不到末尾，使用起来方便多了。

 

3通过渐变颜色直观地掌握数据的整体分布情况

在一个单元格区域中显示双色渐变或三色渐变，颜色的底纹表示单元格中的值，并且渐变颜色能够智能地随数据值的大小而改变，非常强悍吧。新版Excel带来的全新的“色阶”条件格式，让阅读者可以更直观更舒服的查看。

1.选中需要分析的数据，如“A3:C8”单元格区域。

2.在Excel“功能区”的“开始”选项卡中，单击“样式”组中的【条件格式】按钮。

3.在“条件格式”下拉菜单中执行“色阶”——>“绿-黄-红色阶”命令。

此时，表中的具体数据便按照数据的大小，以不同颜色展示出来，对于数据统计汇总非常实用，能够让人对整体变化情况一目了然。

4用长短不一的色条让数据更具表现力

 

如果你只需要能够一目了然地查看某一列数据的大小情况时，怎么办呢？此时可以为数据应用“数据条”条件格式，数据条的长度即表示单元格中数值的大小。通过观察带颜色的数据条，可以帮助您省去逐个对比数值的时间，从而轻松获悉一列数据中的最大值或最小值。具体操作方法如下：

1.选中表格中的某一个单元格区域。

2.在Excel“功能区”的“开始”选项卡中，单击“样式”组中的“条件格式”按钮。

3.然后，在弹出的下拉菜单中执行“数据条”——>“蓝色数据条”命令。

此时，应用“数据条”条件格式后，可以显而易见的看到整列中的数据最大值和最小值，不必去逐个数据对比看到眼花缭乱。

5利用表格呈现数据的发展趋势

通过利用Excel提供的色彩绚丽、形式多样的图标集，可以非常快速地以图形化的方式显示出数据的发展趋势，对于掌握整体情况有较好的预见性。操作步骤：

1.选中表示趋势的数据，在“开始”选项卡中，单击“样式”组中的“条件格式”按钮，在弹出的下拉菜单中执行“图标集”——>“四向箭头（彩色）”命令，即可为数据添加相应图标。

2.如果此时添加的图标不能满足需要，还可以单击“样式”组中的“条件格式”，在弹出的下拉菜单中执行“管理规则”命令，打开“条件格式规则管理器”对话框。

3.在该对话框中，选中“图标集”规则，并单击“编辑规则”。在随即打开的“编辑格式规则”对话框中，设置具体的规则（如值的类型和大小），以显示不同的图标。

7迅速制作专业图表

Excel为用户提供了十分灵巧的图表设计工具，能够让您快速完成专业的数据统计与分析，轻松制作出专业的精美图表。操作方法：

1.选中某一个单元格区域，单击“插入”选项卡，在“图表”组中选择“饼图”。

2.随即出现“图表工具”，在“设计”选项卡中的“图表样式”组中可以看到很多专业的配色方案，任意选择一款样式。再从“图表布局”组中选择第1种布局，即可自动添加百分比标注。

3.若要设置饼图上的标注文字，可以右键单击任意一项标注文字，此时便会弹出浮动菜单（在Word和PowerPoint中也有），它包含了最常用的一些命令，可以在此设置字体颜色和字号等。

以往要做出这种专业的精美图表要花很多时间进行设置，而现在用不了1分钟就能做出来。

8按颜色对数据进行排序

几乎人人都喜欢五彩缤纷的颜色，在文档中合理、有效地使用颜色可以显著提高文档的吸引力和可读性。如果能够按颜色对数据进行排序和筛选的话，则是在快速组织和找到所需数据的基础上锦上添花。使用Excel 2007，无论是手动还是按条件设置的单元格格式，都可以按格式（包括单元格颜色和字体颜色）对数据进行排序和筛选。下面就先来看看如何按颜色对数据进行自定义排序。

1.在“开始”选项卡的“样式”组中，利用“条件格式”中的“突出显示单元格规则”功能为任一单元格区域应用不同的单元格颜色和字体颜色。

2.单击数据区域中一个单元格，在“编辑”组中单击“排序和筛选”按钮，在弹出的下拉菜单中执行“自定义排序”命令。

3.在打开的“排序”对话框中，指定主/次要关键字、排序依据和次序等，添加4个排序条件。单击确定后，数据便按指定的颜色次序进行排序了。

9按颜色对数据进行筛选

在上一个技巧中，我们已经学会了如何按颜色来对数据进行排序，那么如何按颜色来对数据进行筛选呢？别着急，答案马上揭晓。操作如下：

1.利用“开始”选项卡的“样式”组中的“条件格式”中的“突出显示单元格规则”功能为任一单元格区域应用不同的单元格颜色和字体颜色。

2.单击数据区域中一个单元格，在“编辑”组中单击“排序和筛选”按钮，在弹出的下拉菜单中执行筛选命令，Excel便会自动为列标题添加自动筛选的下三角按钮。

3.单击“到期日期”列标题右侧的下三角按钮，在其下拉菜单中执行“按颜色筛选”命令，然后从右侧的“按单元格颜色筛选”或“按字体颜色筛选”列表中选择一种颜色，即可完成筛选工作。

10单元格样式轻松设置

如果您想在一个输入步骤中应用几种格式，并确保各个单元格格式一致，可以使用单元格样式。单元格样式是一组已定义的格式特征，如字体和字号、数字格式、单元格边框和单元格底纹。通过Excel提供的内置单元格样式，任何一个用户都可以非常便捷地完成格式设置工作。简单操作如下：

1.选择要设置格式的单元格。

2.在“开始”选项卡的“样式”组中，单击“单元格样式”按钮。

3.单击要应用的单元格样式。

此外，需要说明一点常识，单元格样式基于应用于整个工作簿的文档主题。当切换到另一文档主题时，单元格样式会自动更新以便与新文档主题相匹配。

学会以上介绍的技巧，相信你使用Excel的技能将迅速提升，处理各种表格更加游刃有余，在最省力的情况下，确保数据的准确性和美观性。

 

学会以上介绍的技巧，相信你使用Excel的技能将迅速提升，处理各种表格更加游刃有余，在最省力的情况下，确保数据的准确性和美观性。

 

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